Podpis kwalifikowany może być wydany na karcie kryptograficznej albo w chmurze, na przykład w usłudze SimplySign. Nie są to dwa różne rodzaje podpisu. W obu przypadkach mówimy o kwalifikowanym podpisie elektronicznym, którego skutek prawny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.[1]
Różnica dotyczy przede wszystkim nośnika certyfikatu.
Karta sprawdza się w jednym, dobrze przygotowanym środowisku pracy. Podpis w chmurze jest wygodny wtedy, gdy dokument pojawia się poza biurem, w chwili, w której nie masz przy sobie komputera.
Nie warto jednak wybierać między kartą a chmurą wyłącznie dlatego, że jedna opcja wydaje się nowocześniejsza. Najpierw trzeba ustalić, jakie dokumenty podpisujesz, z jakich urządzeń korzystasz i w jakim procesie podpis będzie używany.
W pierwszej kolejności upewnij się, czy potrzebujesz podpisu kwalifikowanego
Wybór nośnika to następny krok. Ma sens dopiero wtedy, gdy wiadomo, że podpis kwalifikowany jest właściwym rozwiązaniem.
Może być potrzebny, gdy przepis, umowa, urząd, system albo druga strona wyraźnie wskazują taki wymóg. Jest też wymagany, gdy dokument ma zachować formę elektroniczną równoważną formie pisemnej.
Sam fakt, że dokument ma postać elektroniczną, nie przesądza jeszcze o konieczności użycia podpisu kwalifikowanego.
Jeżeli chcesz uporządkować tę decyzję, przeczytaj także: Profil Zaufany, podpis osobisty i podpis kwalifikowany — czym się różnią?
Gdy wymagania są już znane, zostaje pytanie praktyczne: jak chcesz korzystać z podpisu na co dzień?
Podpis na karcie: dla osoby, która pracuje w stałym środowisku
W wariancie kartowym certyfikat kwalifikowany znajduje się na karcie kryptograficznej. Do pracy potrzebujesz karty, czytnika, komputera i odpowiedniego oprogramowania.
To rozwiązanie jest wygodne, gdy:
- zwykle podpisujesz dokumenty przy jednym komputerze lub w stałym miejscu pracy;
- masz przygotowane stanowisko z czytnikiem;
- wolisz fizycznie mieć kartę przy sobie;
- Twój sposób pracy jest powtarzalny i nie wymaga częstego podpisywania poza biurem.
Jeżeli w miejscu pracy masz słaby albo niestabilny dostęp do Internetu, karta może być praktyczniejszym wariantem. Nie oznacza to jednak, że każdy proces podpisu będzie całkowicie niezależny od połączenia z siecią. Warto sprawdzić wymagania używanego programu, systemu odbiorcy i ewentualnej walidacji dokumentu.
Trzeba też pamiętać o codziennych elementach obsługi: karcie, czytniku, kodach PIN i PUK, aktualnym oprogramowaniu oraz sterownikach. To nie jest problem, jeżeli podpisujesz dokumenty regularnie w jednym miejscu. Może jednak być przeszkodą, kiedy dokument trafia do podpisu w podróży.
Przy karcie warto od razu zadbać o bezpieczne przechowywanie kodów PIN i PUK. Po trzykrotnym błędnym wpisaniu PIN-u karta może zostać zablokowana. Odblokowanie wymaga kodu PUK oraz programu do zarządzania kartą. Certum ze względów bezpieczeństwa nie przechowuje kodów PIN i PUK użytkowników.[2]
Podpis w chmurze: kiedy Twoja praca jest mobilna
Podpis w chmurze, taki jak SimplySign, nie wymaga fizycznej karty ani czytnika podłączonego do urządzenia. Z SimplySign można korzystać na telefonie, tablecie lub komputerze.[3] Certyfikat może być aktywny tylko na jednym urządzeniu naraz. Telefon lub tablet może być dodatkowym urządzeniem, z którego nie skorzystasz w wariancie z nośnikiem kartowym.
Ten wariant dobrze pasuje do osób, które:
- pracują naprzemiennie przy komputerze, laptopie i urządzeniu mobilnym;
- podpisują dokumenty poza biurem;
- często pracują zdalnie, wyjeżdżają do klientów albo zmieniają miejsce pracy;
- chcą uniknąć noszenia czytnika i karty.
Podpis w chmurze wymaga w momencie podpisu dostępu do Internetu. Nadal trzeba też przejść przez cały proces uzyskania certyfikatu, potwierdzić tożsamość i zainstalować potrzebne aplikacje.
W SimplySign podczas instalacji i pobrania certyfikatu z chmury używa się kodu OTP. PIN i PUK są używane na takich samych zasadach jak przy certyfikacie kartowym. Kodów nie należy przekazywać innym osobom ani przechowywać ich razem z urządzeniem.
Ważne jest też rozróżnienie pojęć. SimplySign nie jest ogólną nazwą każdego podpisu elektronicznego. To konkretna usługa kwalifikowanego podpisu w chmurze oferowana przez Certum.
Więcej o tym wariancie znajdziesz na stronie SimplySign — kwalifikowany podpis w chmurze.
Trzy sytuacje, które pomagają podjąć decyzję
Podpisujesz dokumenty głównie przy biurku
Jeżeli większość dokumentów podpisujesz na jednym komputerze, masz stałe stanowisko i nie przeszkadza Ci korzystanie z czytnika, karta może być wygodnym rozwiązaniem. W tym scenariuszu najważniejsze jest przygotowanie stanowiska: aktualne oprogramowanie i sprawny czytnik.
Dokument może pojawić się w dowolnym miejscu i czasie
Jeżeli umowa trafia do podpisu podczas wyjazdu, w domu, u klienta albo między spotkaniami, podpis w chmurze zwykle daje większą swobodę. Nie musisz mieć przy sobie fizycznej karty, czytnika ani komputera.
Korzystasz z różnych urządzeń
Praca na kilku urządzeniach nie musi oznaczać, że karta odpada. Warto jednak uczciwie ocenić, ile razy będziesz przenosić czytnik, instalować oprogramowanie albo szukać właściwego stanowiska.
Jeżeli chcesz korzystać z podpisu raz na komputerze, raz na laptopie albo na urządzeniu mobilnym, wariant chmurowy może lepiej odpowiadać temu sposobowi pracy. Pamiętaj jednak, że certyfikat może być aktywny tylko na jednym urządzeniu naraz.
Czego podpis na karcie ani w chmurze nie załatwiają za Ciebie
Wybór wariantu podpisu nie rozwiązuje całego procesu.
Nawet prawidłowo złożony podpis kwalifikowany nie odpowiada za to:
- czy dokument ma właściwą treść;
- czy podpisujesz dokument w odpowiednim momencie;
- czy osoba podpisująca może reprezentować firmę;
- czy odbiorca wymaga określonego formatu dokumentu;
- czy dokument został przekazany w sposób, który odbiorca potrafi poprawnie zweryfikować.
Szczególnie ważne jest to przy umowach, dokumentach spółek, postępowaniach urzędowych i wymianie z kontrahentem zagranicznym. Podpis potwierdza osobę podpisującą i chroni integralność dokumentu, jednak nie zastępuje zasad reprezentacji ani wymagań konkretnego procesu.
Jak wybrać nośnik certyfikatu bez zgadywania
Przed wyborem odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Czy w moich sprawach rzeczywiście potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
- Gdzie najczęściej podpisuję dokumenty: przy jednym komputerze, w biurze, u klienta, w domu czy w podróży?
- Czy w miejscu pracy mam dostęp do Internetu?
- Czy podpisuję dokumenty na jednym urządzeniu czy na kilku?
- Czy mam systemy lub odbiorców, których wymagania trzeba sprawdzić przed uruchomieniem podpisu?
- Czy wolę pracę z fizyczną kartą i czytnikiem, czy wolę korzystać z telefonu?
- Czy wiem, jak będzie wyglądać aktywacja, pierwsze użycie i późniejsze odnowienie certyfikatu?
Wybór nie będzie taki sam dla różnych osób. W jednym przypadku karta będzie prostym, wygodnym rozwiązaniem, w innym lepiej sprawdzi się podpis w chmurze, bo odpowiada sposobowi pracy.
Podsumowanie
Karta i chmura nie są wyborem pomiędzy „ważniejszym” podpisem. W obu przypadkach korzystasz z podpisu kwalifikowanego. Różnica polega na nośniku certyfikatu.
Wybór dotyczy codziennej pracy:
- karta ma sens, gdy pracujesz w stałym, przygotowanym środowisku;
- podpis w chmurze jest wygodny, gdy potrzebujesz mobilności i korzystasz z kilku urządzeń.
Najpierw zastanów się nad trybem swojej pracy. Potem wybierz nośnik, który nie będzie przeszkadzał w podpisywaniu dokumentów w praktyce.
Jeżeli nie wiesz, który wariant będzie właściwy w Twojej sytuacji, opisz swój proces. Pomogę ustalić, czy potrzebujesz podpisu kwalifikowanego i jak najlepiej go uruchomić.