Jak podpisać dokument w proCertum SmartSign?

Instrukcja składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w proCertum SmartSign: konfiguracja, wybór certyfikatu, weryfikacja i przekazanie pliku.

Autor: Maciej MaciejewskiOpublikowano: 25 października 2026

W tym przewodniku pokażę, jak podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym w programie proCertum SmartSign. Zanim zaczniesz, przygotuj ostateczną wersję pliku i sprawdź, jakiej formy oraz sposobu przekazania dokumentu oczekuje odbiorca.

1. Sprawdź dokument i wymagania odbiorcy

Upewnij się, że masz właściwy plik i jego ostateczną wersję. Sprawdź, czy treść i załączniki są kompletne, kto ma podpisać dokument oraz czy odbiorca określił wymaganą formę, typ lub format podpisu. Te wymagania ustal przed konfiguracją programu.

Nie każdy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego. Ustal formę właściwą dla konkretnej sprawy na podstawie przepisów, umowy i instrukcji odbiorcy. Akceptacja w systemie lub e-mail mogą wystarczyć, jeśli dana sprawa nie wymaga innej formy; nie zastępują automatycznie podpisu kwalifikowanego tam, gdzie jest on wymagany.

2. Przygotuj kartę albo SimplySign oraz skonfiguruj podpis

Do podpisania potrzebujesz aktywnego certyfikatu kwalifikowanego oraz programu proCertum SmartSign. Pobierz i uruchom aktualną wersję programu.

Przy podpisie na karcie włóż kartę do czytnika podłączonego do komputera.
Przy korzystaniu z SimplySign zaloguj się do usługi SimplySign Desktop za pomocą kodu OTP z aplikacji mobilnej SimplySign.

W proCertum SmartSign wybierz Ustawienia → Podpis. W polu Typ podpisu ustaw podpis wewnętrzny albo zewnętrzny zgodnie z wymaganiami odbiorcy. Typ podpisu i format podpisu to odrębne ustawienia. Jeśli odbiorca wymaga podpisu PDF w formacie PAdES, w ustawieniach dodatkowych włącz opcję Twórz podpis specjalny PDF (PAdES). Nie zmieniaj ustawień bez potrzeby i stosuj się do instrukcji odbiorcy.

3. Dodaj dokument w proCertum SmartSign

W programie wybierz zakładkę Podpisywanie, a następnie Dodaj plik. Wskaż dokument, który chcesz podpisać, i sprawdź, czy na liście znajduje się właściwy plik.

4. Wybierz certyfikat i złóż podpis

Wybierz Podpisz. Gdy program wyświetli dostępne certyfikaty, wskaż właściwy certyfikat i potwierdź wybór przyciskiem OK. Sprawdź, czy podpisujesz właściwą wersję dokumentu, a następnie zatwierdź operację kodem PIN.

Przy korzystaniu z SimplySign pamiętaj, że kod OTP służy do uwierzytelnienia użytkownika, a PIN do zatwierdzenia podpisu. Wpisuj kody wyłącznie w oknie właściwego procesu podpisywania.

5. Sprawdź, w którym pliku dodany został certyfikat

Przy podpisie wewnętrznym plik podpisu zawiera treść dokumentu oraz informację o podpisie. Przy podpisie zewnętrznym powstaje osobny plik podpisu, który nie zawiera treści dokumentu. W takim przypadku zachowaj oba pliki i przekaż odbiorcy zarówno dokument źródłowy, jak i powiązany z nim plik podpisu. W proCertum SmartSign dodatkowy plik powstaje przy formatach XAdES lub CAdES/ETSI, gdy ustawiony jest typ podpisu zewnętrznego.

6. Zweryfikuj podpis

Po podpisaniu użyj funkcji weryfikacji w proCertum SmartSign. Sprawdź, czy program rozpoznaje podpis jako prawidłowy i czy dokument nie został zmieniony po podpisaniu. Otwórz plik wynikowy i upewnij się, że zachowałeś komplet plików wymaganych dla wybranego typu i formatu podpisu.

7. Przekaż dokument zgodnie z ustaleniami

Wyślij plik lub pliki w sposób wskazany przez odbiorcę. Przy podpisie zewnętrznym dołącz dokument źródłowy i powiązany z nim plik podpisu.

Krótka checklista

□ Mam ostateczną wersję dokumentu.

□ Sprawdziłem wymagania odbiorcy dotyczące formy, typu i formatu podpisu.

□ Wybrałem właściwy certyfikat.

□ Zweryfikowałem wynik podpisywania.

□ Zachowałem komplet plików wymaganych dla wybranego rodzaju podpisu.

Podpisanie dokumentu to nie tylko zatwierdzenie operacji w programie. Przed wysłaniem sprawdź jeszcze podpis oraz komplet plików wymaganych przez odbiorcę.